Die Mitglieder eines Arbeitsbereichs bilden eine BSCW-Gruppe mit dem Namen ‚Mitglieder von Arbeitsbereich‘. Umgekehrt hat auch jede BSCW-Gruppe einen ihr zugeordneten Arbeitsbereich, d.h. es gibt keinen Arbeitsbereich ohne seine Gruppe und keine Gruppe ohne ihren Arbeitsbereich.

BSCW-Gruppen sind ein nützliches Werkzeug, um die Mitgliedschaft in Arbeitsbereichen oder gemeinsamen Mailinglisten und die Zugriffsrechte zu verwalten. Insbesondere können Sie eine BSCW-Gruppe dazu benutzen, die Zuordnung von Personen zu Rollen an einem einzigen Platz zu speichern und zu bearbeiten. Gleichzeitig können Sie diese Informationen an vielen Orten benutzen (z.B. zur Zuweisung von Zugriffsrechten), wobei die Daten automatisch aktualisiert werden, wenn die Mitgliedschaft oder die Rollenzuweisung in der Gruppe geändert wird.

• Erstellen Sie Arbeitsbereiche für diejenigen kleineren Personengruppen, die durch ihre Funktion oder die Aufgabe, an der sie arbeiten, für Ihr Anwendungsgebiet in BSCW wichtig sind und die Sie als Gruppe behandeln möchten.
• Wählen Sie auf der Mitglieder-Seite eines solchen Arbeitsbereichs im oberen Menü  Datei    Ins Adressbuch , um alle Mitglieder des Arbeitsbereichs als Gruppe ins Adressbuch aufzunehmen.
• Sie können nun diese BSCW-Gruppen als Mitglieder in neue Arbeitsbereiche einladen.

Als erfahrener Benutzer können Sie diese Art der Strukturierung noch weiter treiben, indem Sie beliebige Mitglieder eines Arbeitsbereichs oder beliebige Einträge in Ihrem Adressbuch auswählen, um eine neue Gruppe zu bilden.

• Markieren Sie auf einer Mitglieder-Seite oder in Ihrem Adressbuch die Einträge derjenigen Mitglieder, die Sie in die neue Gruppe aufnehmen möchten.
• Wählen Sie  | Gruppe erzeugen |  in der Menüleiste für Mehrfachselektionen, um das Formular ‚Gruppe erzeugen‘ anzuzeigen, mit dessen Hilfe Sie den neuen Arbeitsbereich für Ihre neue Gruppe erstellen. Der Arbeitsbereich erhält als Namen den eingegebenen Gruppennamen. Auf der Mitglieder-Seite bzw. im Adressbuch ‚verschwinden‘ die markierten Einträge und werden durch den neuen Eintrag ‚Mitglieder von Gruppenname‘ ersetzt.
• Klicken Sie auf den neuen Eintrag, um die Mitglieder-Seite des neuen Arbeitsbereichs anzuzeigen. Dort finden Sie nun die einzelnen Einträge der Mitglieder der neuen BSCW-Gruppe.

Hinweis:

Wenn Sie für diese neue BSCW-Gruppe vorläufige, d.h. eingeladene, noch nicht registrierte Mitglieder auf dem BSCW-Server (siehe 4.5.1) ausgewählt haben, werden diese von BSCW automatisch erneut eingeladen.

Der neue Arbeitsbereich erscheint auf oberster Ebene im persönlichen Arbeitsbereich (‚home folder‘) der Mitglieder der neuen Gruppe.

Wenn Sie die neue Gruppe als Teil der Mitglieder eines Arbeitsbereichs erzeugt haben, wird der ursprüngliche Arbeitsbereich für die Mitglieder der neuen Gruppe nicht länger an der gewohnten Stelle angezeigt. Er ist vielmehr in den neu erstellten Arbeitsbereich eingebettet, der sich im persönlichen Arbeitsbereich dieser Mitglieder befindet.

Da Sie die Ordnerstruktur anderer Personen geändert haben, sollten Sie diese darüber in Kenntnis setzen, damit sie den neuen Arbeitsbereich an eine sinnvolle Stelle verschieben und nicht einfach wieder löschen.

Achtung:

Wenn Sie eine BSCW-Gruppe erzeugt haben, um sie für Ihre private Adressverwaltung, z.B. als Email-Verteiler zu benutzen, sollten Sie als Eigentümer die Zugriffsrechte so setzen, dass andere Mitglieder die Liste nicht modifizieren können. Andernfalls könnte ein Mitglied ohne böse Absicht das, was Sie als Ihre private Adressliste ansehen, verändern, da es sich de facto um eine gemeinsam nutzbare Adressliste handelt.