Um eine neue Laufmappe zu erzeugen, verfahren Sie wie folgt.

• Wählen Sie  Datei    Neu    Laufmappe  im oberen Menü. Geben Sie den Namen der neuen Laufmappe ein und drücken Sie [OK], um die neue Laufmappe zu erzeugen.
• Als nächstes wird Ihnen das Formular ‚Neue Aufgabe - Laufmappe bearbeiten‘ angezeigt, wo Sie die erste Aufgabe Ihrer neuen Laufmappe angeben können.
• Geben Sie den Namen der ersten Aufgabe und eine optionale Beschreibung an. Wählen Sie einen oder mehrere Benutzer aus, die die Aufgabe verantwortlich bearbeiten sollen. Schließlich erzeugen Sie die erste Aufgabe, indem Sie [OK] drücken. Die verantwortlichen Bearbeiter einer Aufgabe können direkt eingegeben, aus dem Adressbuch ausgewählt oder durch Suche nach BSCW-Benutzern bestimmt werden.
• Das Formular ‚Laufmappe bearbeiten‘, das Ihnen als nächstes angezeigt wird, zeigt die aktuelle Aufgabenliste, die in diesem Fall nur aus der ersten Aufgabe besteht. Fahren Sie fort, mit [Neue Aufgabe hinzufügen] neue Aufgaben zu definieren, bis Ihre Aufgabenliste fertig ist. Dabei werden die neuen Aufgaben an das Ende der Aufgabenliste angefügt.
• Bei der Definition der weiteren Aufgaben bestimmen Sie im Formularabschnitt ‚Weiterleiten an:‘ die nächste Station im Laufmappen-Ablauf. Standardeinstellung ist, dass die Laufmappe an die Bearbeiter der nächsten Aufgabe in der Aufgabenliste weitergeleitet wird. Alternativ können Sie erlauben, dass die Laufmappe auch an eine andere oder eine von mehreren anderen Stationen weitergeleitet werden kann.
• Wählen Sie [Zurück], wenn Sie mit der Eingabe der Aufgabenliste Ihrer neuen Laufmappe fertig sind.

Sie können die Liste der Aufgaben einer Laufmappe jederzeit wieder überarbeiten und ändern (siehe 8.2.3).

Fügen Sie nun etwaige Dokumente oder andere Objekte, die für die Laufmappe wichtig sind, dem Laufmappenordner hinzu und starten Sie die Abarbeitung der Aufgaben wie folgt:

• Wählen Sie   Weiterleiten  im Aktionsmenü der Laufmappe. Im Formular ‚Laufmappe weiterleiten‘ können Sie einen zusätzlichen Vermerk anbringen. Eine Emailbenachrichtigung des Laufmappenmanagers (wahrscheinlich Sie selbst) und anderer verantwortlicher Bearbeiter für das Starten der Laufmappe (also etwaiger anderer Mitglieder des Laufmappenordners), die Sie veranlassen können, macht in diesem speziellen Fall wenig Sinn. Sie können aber bestimmen, ob der oder die nächsten Bearbeiter der ersten Aufgabe zusätzlich durch eine Emailnachricht von der neuen Aufgabe benachrichtigt werden sollen. Bestätigen Sie mit [OK].

Durch diese Aktion wird die Laufmappe in die persönliche Auftragsliste (siehe 3.5 und 8.3.3.6) des oder der verantwortlichen Bearbeiter der ersten Aufgabe eingetragen, und die Abarbeitung der Laufmappe kann beginnen.

Sie können Laufmappen auch einschließlich der Aufgabenliste kopieren. Der Zustand der Abarbeitung der Aufgabenliste wird dabei nicht kopiert: der Zustand einer kopierten Laufmappe ist derjenige vor dem ersten Start. Dies betrifft nur die Aufgabenliste, der Inhalt der Laufmappe wird in seinem aktuellen Zustand kopiert!