Gemeinschaftsordner ermöglichen die Selbstorganisation von halboffenen Gemeinschaften mit gleichen Interessen. Jeder registrierte Benutzer eines BSCW-Servers kann den Gemeinschaftsbildungsprozess starten, indem er oder sie einen Gemeinschaftsordner anlegt und mit Anfangsinhalten ausstattet. Andere Benutzer können sich über die Existenz solcher Gemeinschaftsordner informieren und den Manager der Gemeinschaft bitten, in diese eingeladen zu werden (falls der Zugang entsprechend eingeschränkt ist), oder direkt der Gemeinschaft beitreten. Als Mitglieder können sie sich über die Inhalte der Gemeinschaft informieren und sich aktiv an der Gemeinschaft beteiligen, indem sie zu Diskussionen beitragen oder neue Inhalte erzeugen.

Gemeinschaftsordner unterscheiden sich von privaten Ordnern, gemeinsamen Ordnern und öffentlichen Ordnern durch die Art und Weise, wie der Zugang geregelt ist.

Ein privater Ordner ist nur zugreifbar für denjenigen Benutzer, der den Ordner erzeugt hat und keine anderen Benutzer in den Ordner eingeladen hat.

Ein gemeinsamer Ordner oder Arbeitsbereich ist zugreifbar für alle Benutzer, die Mitglieder des Ordners sind, weil sie den Ordner erzeugt haben oder in den Ordner eingeladen wurden.

Ein öffentlicher Ordner ist für jedermann über das Internet zugreifbar, ohne dass es einer Authentifizierung bedarf. Der Zugriff ist in aller Regel auf das Leserecht beschränkt.

Ein Gemeinschaftsordner ist für jedermann sichtbar, aber nur registrierte Benutzer können Mitglied der Gemeinschaft werden und damit auf den Inhalt des Gemeinschaftsordners zugreifen. Was den Erwerb der Mitgliedschaft betrifft, gibt es zwei Arten von Gemeinschaften: entweder kann jeder registrierte Benutzer von sich aus der Gemeinschaft beitreten oder die Mitgliedschaft in der Gemeinschaft wird von den Managern der Gemeinschaft durch persönliche Einladung auf Anfrage geregelt.

Mitglied einer bestehenden Gemeinschaft werden Sie folgendermaßen:

• Wählen Sie  Anzeigen    Gemeinschaften  im oberen Menü, um sich eine Übersicht über alle Gemeinschaften, die auf Ihrem BSCW-Server existieren, zu verschaffen. Aus der Info-Seite einer Gemeinschaft können Sie Mitglieder, Manager und eventuell vergebene Stichwörter ersehen.
• Wählen Sie   Beitreten  im Aktionsmenü einer Gemeinschaft, die Sie interessiert, um Mitglied zu werden, wenn der Beitritt zur Gemeinschaft offen für alle registrierten Benutzer ist. Der Gemeinschaftsordner erscheint in Ihrem persönlichen Arbeitsbereich (‚home folder‘).
• Wählen Sie   Manager ansprechen  im Aktionsmenü einer Gemeinschaft, bei der der Beitritt nur durch Einladung eines Managers erfolgen kann. Dies führt zu einem Email-Formular, wo man die Mitgliedschaft in der Gemeinschaft beantragen kann. Nach Einladung durch den Manager erscheint der betreffende Gemeinschaftsordner in Ihrem persönlichen Arbeitsbereich.

Eine neue Gemeinschaft erzeugen Sie folgendermaßen:

• Wählen Sie  Datei    Neu    Gemeinschaft  im oberen Menü Ihres persönlichen Arbeitsbereichs; nur dort ist die Erzeugung neuer Gemeinschaften möglich.
• Im Formular ‚Neue Gemeinschaft‘ tragen Sie den Namen der neuen Gemeinschaft ein sowie wahlweise eine Beschreibung und Stichwörter. Ferner legen Sie fest, ob die Mitgliedschaft in der Gemeinschaft durch die Manager der Gemeinschaft geregelt wird oder ob die Gemeinschaft offen zum Beitritt für jeden registrierten Benutzer ist. Diese Festlegungen lassen sich später wieder durch   Stichwörter ändern  und   Beitritt erlauben  bzw.   Beitritt verwehren  im Aktionsmenü der Gemeinschaft wieder ändern.

Im Anschluss daran werden Sie normalerweise den anfänglichen Inhalt des Gemeinschaftsordners (Dokumente, Notizen, Unterordner usw.) anlegen. Außerdem können Sie explizit andere Benutzer in den Gemeinschaftsordner als Mitglieder einladen. Sie können neue Mitglieder auch als Manager der Gemeinschaft einladen, was z.B. dann sinnvoll ist, wenn die Mitgliedschaft durch die Manager der Gemeinschaft geregelt wird.

Gemeinschaftsordner, deren Mitglied Sie sind, befinden sich immer in Ihrem persönlichen Arbeitsbereich (‚home folder‘), sie können nicht in andere private Ordner oder gemeinsame Arbeitsbereiche verschoben werden.

Das Verwalten der Mitgliedschaft in Gemeinschaftsordnern funktioniert genauso wie bei gemeinsamen Arbeitsbereichen (siehe 4.5), wobei die entsprechenden Aktionen allerdings standardmäßig Managern vorbehalten sind. Sie können als einfaches Mitglied eine Gemeinschaft aber auch ohne Mitwirkung eines Managers verlassen, indem Sie die Gemeinschaft erst in den Papierkorb entfernen und dann im Papierkorb löschen.

Standardmäßig haben Mitglieder einer Gemeinschaft eingeschränkten Zugriff auf Dokumente (und andere Daten) von anderen Mitgliedern — Bearbeiten, Ersetzen oder Entfernen sind nicht erlaubt. Dies hilft, die in einem Gemeinschaftsordner gesammelten Informationen zu schützen und berücksichtigt die relative Anonymität in einer Gemeinschaft.