Zusammenarbeit in einem gemeinsamen Arbeitsbereich kann bedeuten, dass ein Dokument von verschiedenen Autoren bearbeitet und mehrfach überarbeitet wird. Ohne automatische Versionskontrolle müssten die Autoren viel administrative Routinearbeit zusätzlich erledigen, um die verschiedenen Fassungen der Dokumente in ihrer zeitlichen und inhaltlichen Abfolge auseinanderzuhalten. Weil es sicherer und zudem deutlich bequemer ist, sollte die Autorengruppe ihre BSCW-Dokumente unter Versionskontrolle stellen.

Bei einem Dokument unter Versionskontrolle wird dessen Inhalt bei Änderungen nicht einfach überschrieben, vielmehr wird eine zusätzliche Version erzeugt, die nun die aktuelle Fassung darstellt.

Die früheren Fassungen bleiben erhalten. Ihre Abfolge wird durch Versionsnummer (z.B. 0.1, 0.2, 0.3 etc.) gekennzeichnet. Über die Info-Seite (siehe 4.6) oder direkt über eine URL mit Versionsnummer (siehe 4.8.5) können Sie weiterhin darauf zugreifen.

Neben der Versionskontrolle gibt es auch noch zwei weitaus einfachere Mechanismen in BSCW, die das versehentliche Überschreiben von Dokumenten verhindern: das Sperren und das Einfrieren von Dokumenten (siehe 4.8.7).