Um einen Arbeitsbereich effektiv nutzen zu können, sollte man dem Zweck des Arbeitsbereichs entsprechende Zugriffsrechte vergeben. Sie gelten für alle im Arbeitsbereich enthaltenen Ordner und Dokumente. Es ist normalerweise nicht nötig, die Zugriffsrechte für einzelne Objekte zu verändern, wenn sie für den Arbeitsbereich passend gesetzt wurden.

Abschnitt 4.7 beschreibt, wie man Rollen definiert und dadurch differenzierte Zugriffsrechte für die Mitglieder eines gemeinsamen Arbeitsbereichs vergibt.