Jotta tieto ei kulje vain suusta suuhun ja jotta toimintaan saadaan jatkuvuutta, on diplomityön tekemiseen syytä laatia kirjallisia ohjeita. Nämä ohjeet voivat toisaalta kuvata osaston tai laboratorion virallisen kannan diplomityön tekemiseen liittyviin asioihin ja toisaalta sisältää epävirallisempia, FAQ-tyyppisiä ohjeita, joihin on koottu seminaarissa syntyneitä kokemuksia. Tarkoitus olisi, että opiskelija löytäisi ainakin valtaosaan diplomityön tekemiseen liittyvistä kysymyksistä vastauksen kirjallisessa muodossa.
Virallisissa ohjeissa voitaisiin ottaa kantaa muun muassa yrityksissä tehtävien diplomitöiden ohjaajien velvollisuuksiin, salassapitoasioihin (ei ole salaisia diplomitöitä) sekä kirjoitelmien rakenteeseen. Tällaisten ohjeiden laatiminen voi yksinkertaistaa toimintaa, mutta ne edellyttävät konsensusta.
Epävirallisissa ohjeissa voidaan vapaammin esitellä näkemyksiä diplomityön tekemisestä ja esimerkkimalleja diplomitöistä ja diplomityöprosessista. Epävirallinen materiaali syntyy seminaarin sivutuotteena.