Gemeinschaften werden von den Gemeinschaftsmanagern, d.h. den Managern des assoziierten Gemeinschaftsarbeitsbereichs, verwaltet. Die grundlegenden Verwaltungsfunktionen sind:

• Benutzer zu einer Gemeinschaft einladen,
• eine Gemeinschaft umbenennen,
• die Gemeinschaftsrolle ändern,
• die Aufnahmeregelung einer Gemeinschaft ändern,
• Mitglieder aus einer Gemeinschaft entfernen,
• eine Gemeinschaft als Mitglied aus dem Gemeinschaftsarbeitsbereich entfernen, was auch die Gemeinschaft löscht.

Um auf eine Gemeinschaft zuzugreifen

• klicken Sie auf das Icon in der ‚Teilen‘-Spalte des Gemeinschaftsarbeitsbereichs. Dies zeigt die Mitglieder des Gemeinschaftsarbeitsbereichs einschließlich der Gemeinschaft.

Nun können Sie als Gemeinschaftsmanager andere Benutzer zu der Gemeinschaft einladen:

• Wählen Sie   Zugang    Mitglied einladen  im Aktiosmenü der Gemeinschaft.

Wenn Sie Mitglieder des Gemeinschaftsarbeitsbereichs zu Mitgliedern der Gemeinschaft machen wollen,

• wählen Sie diese Mitglieder aus, indem Sie die Auswahlkästchen vor den diesbezüglichen Einträgen ankreuzen und auf  | zur Gemeinschaft |  im Auswahlmenü klicken. Diese Aktion kann die Zugriffsrechte der betroffenen Mitglieder ändern, wenn sich ihre Rolle im Arbeitsbereich von der Gemeinschaftsrolle unterscheidet. Beachten Sie, dass Eigentümer des Arbeitsbereichs auf diese Weise nicht zu Gemeinschaftsmitgliedern gemacht werden können; sie müssen zusätzlich als Gemeinschaftsmitglieder eingeladen werden.

Die Info-Seite einer Gemeinschaft zeigt aus Gründen der Performanz ihre einzelnen Mitglieder nicht an. Auch ist eine Gemeinschaft standardmäßig nicht für ihre Mitglieder zugreifbar, d.h. die Gemeinschaftsmitglieder können die Gemeinschaft nicht öffnen, um sich die Liste der Mitglieder anzusehen; dies ist den Managern und Mitgliedern des Gemeinschaftsarbeitsbereichs vorbehalten. Dieses Verhalten können Sie als Gemeinschaftsmanager ändern, indem Sie die Mitgliedsrolle der Gemeinschaft so bearbeiten, dass die Aktion ‚Öffnen‘ erlaubt ist (siehe 4.5.4).

Wenn eine Gemeinschaft erzeugt wird, bekommt sie denselben Namen wie der assoziierte Gemeinschaftsarbeitsbereich. Wenn Sie die Gemeinschaft im Ordner ‚Andere Gemeinschaften‘ unter einem anderen Namen ankündigen wollen, können Sie die Gemeinschaft unabhängig vom Gemeinschaftsarbeitsbereich umbenennen.

• Wählen Sie   Ändern    Name  im Aktionsmenü der Gemeinschaft.

Die Gemeinschaftsrolle, d.h. die Rolle, in der die Gemeinschaftsmitglieder auf den Gemeinschaftsarbeitsbereich zugreifen, kann geändert werden, indem Sie

•   Zugang    Rolle zuweisen  im Aktionsmenü der Gemeinschaft oder des Gemeinschaftsarbeitsbereichs wählen und die Gemeinschaft in einer anderen Rolle einladen.

Beachten Sie, dass Gemeinschaften nicht Eigentümer des assoziierten Gemeinschaftsarbeitsbereichs werden können.

Sie können die Aufnahmeregelung einer Gemeinschaft ändern, indem Sie

•   Zugang    Aufnahmeregelung  im Aktionsmenü der Gemeinschaft wählen.

Sie können Mitglieder aus einer Gemeinschaft entfernen, indem Sie

• zunächst auf den Eintrag der Gemeinschaft klicken, um sich die Liste ihrer Mitglieder anzeigen zu lassen, und dann
• die zu entfernenden Gemeinschaftsmitglieder durch Ankreuzen ihrer Auswahlkästchen auswählen und auf  | entfernen |  im Auswahlmenü klicken.

Sie können die ganze Gemeinschaft als Mitglied eines Arbeitsbereichs entfernen, indem Sie

•   Zugang    Entfernen  im Aktionsmenü der Gemeinschaft auswählen. Diese Aktion löscht auch die Gemeinschaft. Wenn die Gemeinschaft Mitglieder hat, werden Sie im Formular ‚Mitglied entfernen‘ gefragt, ob Sie vor dem Löschen der Gemeinschaft alle Mitglieder entfernen oder in die Mitgliedergruppe des assoziierten Arbeitsbereichs übernehmen wollen. Letzteres macht die Gemeinschaftsmitglieder zu Mitgliedern dieses Arbeitsbereichs in der Gemeinschaftsrolle.

Beachten Sie, dass nicht nur die Manager eines Gemeinschaftsarbeitsbereichs die Gemeinschaft aus der Mitgliedergruppe des Arbeitsbereichs entfernen können, sondern auch die Mitglieder des Gemeinschaftsarbeitsbereichs in der Rolle Mitglied.