Vorlagen werden als Muster für häufig gebrauchte Arten von Dokumenten (Briefe, Berichte, Formulare) verwendet, die normalerweise umfangreiche Layout- und Formatierungsinformationen sowie ggf. Berechnungsformeln enthalten. In BSCW können beliebige Objekte als Vorlagen deklariert werden: Umfragen, Umlaufmappen und Aufträge oder sogar Ordner mit ihrem gesamten Inhalt.

Alle Vorlagen müssen in Vorlagenordnern enthalten sein, die spezielle Ordner sind, die nur Vorlagen enthalten. Vorlagenordner können beliebige Namen tragen; sie werden durch ein besonderes Icon gekennzeichnet. Weil sich Vorlagenordner im übrigen genau wie normale Order verhalten, können sie auch gemeinsam mit anderen Benutzern genutzt werden. Auf diese Weise können Sie z.B. gemeinsam nutzbare Vorlagen für Ihre Arbeitsgruppe erzeugen. Zusätzlich zu benutzerdefinerten Vorlagenordnern, die Vorlagen für den Gebrauch einer einzelnen Person oder einer Arbeitsgruppe enthalten, gibt es noch systemweite Vorlagenordner, die für alle registrierten Benutzer des BSCW-Servers zugänglich sind und die vom Systemadministrator verwaltet werden.