BSCW-Objekte haben eine Reihe von Metadaten-Attribute, die entweder vom Benutzer gesetzt werden (z.B. Name und Beschreibung) oder die vom System gesetzt werden (z.B. Datum der Erzeugung oder Name des Erzeugers). Einige Objekttypen haben umfangreichere Sätze von Metadaten-Attributen als die meisten anderen:

• Dokumente können mit Attributen aus einer Teilmenge des ‚Dublin Core Metadata Element Set‘ beschrieben und klassifiziert werden. Beispiele sind „(DC) Titel“, „(DC) Verfasser“ oder „(DC) Sprache“.
  Wenn Speicherung und Austausch von Schlüsseln zur Verschlüsselung von Dokumenten für Ihren BSCW-Server freigeschaltet ist, gibt es zwei weitere Metadaten-Attribute für Dokumente: „Schlüssel“ und „Empfänger“. Diese Attribute sind für Dokumente mit dem entsprechenden MIME-Typ gedacht, die Schlüssel für das Verschlüsselungsverfahren enthalten. Das Schlüssel-Attribut ist für eine Beschreibung des Schlüssels gedacht und das Empfänger-Attribut sollte die Benutzer auflisten, die den Schlüssel zugeschickt bekommen haben, wenn es solche gibt. Einzelheiten finden Sie in 9.4 und der Online-Hilfe von BSCW Desktop.
• Kontakte werden durch zahlreiche Attribute beschrieben, die Namen, Adresse, Telefonnummern, Organisation usw. betreffen.
• Ordner und Dokumente können durch sogenannte Tags klassifiziert werden. Bei Tags handelt es sich um frei vergebene Schlagwörter. Tags können auch im Zusammenhang mit Einträgen in Blogs benutzt werden (vgl. 4.7).

Alle Metadaten-Attribute können in BSCW-Suchen benutzt werden. Das Suchformular bietet an, diese Attribute als Suchkriterien zu verwenden (siehe 4.8.1).

Metadaten-Attribute, die mit Werten versehen sind, werden unterhalb des Objekteintrags in der Ordnerübersicht und auf der Info-Seite angezeigt. Auf Tags, die in einer Ordnerübersicht angezeigt werden, kann man klicken und so eine Suche nach Objekten mit demselben Tag anstoßen. In diesem Fall wird im kleinsten Arbeitsbereich gesucht, der den aktuellen Ordner enthält, d.h. demjenigen Arbeitsbereich, der dem aktuellen Ordner seine Mitglieder vererbt.

Um Metadaten-Attributen Werte zuzuweisen oder Werte zu ändern, wählen Sie   Ändern    Attribute . Geben Sie Werte in die dafür vorgesehenen Felder ein oder ändern Sie vorhandene Werte. Werte von nicht mehr benötigten Attributen können Sie löschen. Datumsangaben sollten vollständig sein, d.h. Jahr, Monat und Tag enthalten. Benutzer sollten am besten mit ihrem Benutzernamen angegeben werden, der auch sonst in BSCW angezeigt wird.

Für manche Attribute können mehrere Werte angegeben werden, indem man auf [Weitere Werte] rechts neben dem Eingabefeld klickt. In diesem Fall sind die Werte mit Auswahlkästchen versehen. Ein Wert wird nur übernommen, wenn das entsprechende Auswahlkästchen angekreuzt ist. Durch Abwahl von Auswahlkästchen können Sie Werte löschen.

Wenn Ihr BSCW-Server entsprechend konfiguriert ist, können Sie auch eigene Attribute definieren, indem Sie Namen und wahlweise Wert eines solchen Attributs in die beiden leeren Felder unter Eigene Attribute definieren eintragen. Weitere eigene Attribute definieren Sie, indem Sie nach Eingabe eines Attributs auf [Weitere Attribute] klicken. Benutzerdefinierte Attribute müssen eindeutige Namen haben. Sie werden gelöscht, indem ihr Name gelöscht wird. Benutzerdefinierte Attribute können wie andere Attribute ebenfalls in BSCW-Suchen benutzt werden und werden wie andere Attribute in Ordnerübersichten und auf der Info-Seite angezeigt.

Attribute von Dokumenten können auch zugewiesen werde, wenn Dokumente erzeugt oder ersetzt werden, indem man auf [Weitere Attribute] in den entsprechenden Aktionsformularen klickt.