Das Balkendiagramm hat im wesentlichen zwei Funktionen. Einmal stellt es den zeitlichen Ablauf der einzelnen Arbeitsabschnitte für alle Projekt-Mitglieder dar und zum anderen ermöglicht es dem Projektmanager (d.h. dem Manager des Projektordners), die Termine der einzelnen Gewerke zu verwalten.

Balkendiagrammdarstellung der Gewerke

Der zeitliche Ablauf eines Gewerks wird durch einen Balken dargestellt. Jedem Gewerk ist eine Zeile mit einem farbigen Balken zugeordnet. Gewerke mit Terminen, denen der Projektmanager noch nie zugestimmt hat (also Gewerke direkt nach der Definition), werden durch einen dünnen, hellen Balken dargestellt, während Gewerke mit vereinbarten Terminen, d.h. Terminen, denen der Projektmanager zugestimmt hat, durch einen fetten, dunklen Balken dargestellt werden. Änderungsvorschläge für ein Gewerk mit vereinbarten Terminen werden durch einen dünnen, hellen Balken innerhalb des fetten Balkens angezeigt. Verschiebungen eines Gewerks, die durch die Abhängigkeit eines Gewerks von einem anderen entstehen, werden ebenfalls durch einen dünnen Balken angezeigt. Zusätzlich wird der Verursacher einer Verspätung blau markiert.

Während das Balkendiagramm den Projektmitgliedern lediglich zur Visualisierung der Gewerktermine (vereinbarte Terminen, Änderungsvorschläge, Verschiebungen durch Abhängigkeiten) dient, werden dem Projektmanager hier zusätzlich eine Reihe von Verwaltungsfunktionen zur Verfügung gestellt.

Abhängigkeiten zwischen Gewerken

Als Projektmanager können Sie Abhängigkeiten zwischen Gewerken definieren, d.h. Sie können festlegen, dass ein Gewerk erst dann beginnen kann, wenn ein anderes beendet ist. Dazu gehen Sie wie folgt vor:

• Wählen Sie  Datei    Abhängigkeiten  im oberen Menü des Balkendiagramms auf.
• Im Formular ‚Abhängigkeiten‘ werden die bestehenden Abhängigkeiten für jedes Gewerk angezeigt. Eine neue Abhängigkeit definieren Sie für ein Gewerk, indem Sie ein anderes Gewerk auswählen und auf [Hinzufügen] klicken. Bestehende Abhängigkeiten können durch Anklicken von gelöscht werden.

Beachten Sie, dass die Festlegung von Abhängigkeiten zu Veränderungen bereits vereinbarter Termine abhängiger Gewerke führen kann. Dem müssen Sie als Projektmanager explizit zustimmen.

Zustimmung zu Terminänderungen

Neben Terminänderungen, die durch die Definition von Abhängigkeiten zustande kommen, können auch die verantwortlichen Eigentümer von Gewerken von sich aus Terminänderungen vorschlagen (siehe den nächsten Abschnitt), über die Sie als Projektmanager entscheiden.

• Wählen Sie  Datei    Terminen zustimmen , um sich eine Gegenüberstellung der vereinbarten Termine und der Änderungsvorschläge anzeigen zu lassen. Terminverschiebungen abhängiger Gewerke werden kursiv angezeigt, und das verursachende Gewerk einer Verschiebung ist mit einem Sternchen (*) markiert.
• Als Projektmanager können Sie den vorgeschlagenen oder verschobenen
  • [Terminen zustimmen], sie
  • [Ablehnen] oder
  • erneut das [Gewerk ändern].
  Sie können auch [Allen Änderungen zustimmen].

Bei entsprechender Einstellung werden die Projektmitglieder über diese Aktionen per Email unterrichtet.

Versionen

Jede Zustimmung zu einer Terminänderung durch den Projektmanager führt zur Archivierung der vorherigen Version in einer Projekthistorie.

• Wählen Sie  Datei    Versionen  im oberen Menü des Balkendiagramms, um sich eine Tabelle aller archivierten Versionen anzeigen zu lassen. Durch Anklicken des entsprechenden Balkendiagramm-Icons sehen Sie das Balkendiagramm der jeweiligen Projektversion.

Sie können Projektversionen auch löschen:

• Wählen Sie  Datei    Versionen löschen  im oberen Menü des Balkendiagramms, um sich eine Tabelle aller alten Projektversionen anzeigen zu lassen. Kreuzen Sie diejenigen Projektversionen an, die Sie löschen wollen, und bestätigen Sie mit [OK].

Einstellungen

Der Projektmanager kann einige Einstellungen vornehmen, die die Balkendiagrammdarstellung und die Emailbenachrichtigung über Terminaktionen betreffen:

• Wählen Sie  Datei    Einstellungen    Vorschau , um die Vorschauperiode zu ändern. Die Vorschauperiode bestimmt den Zeitraum in der Zukunft, für den die Balkendiagramme für Projektmitglieder angezeigt werden. Die Vorschauperiode wird in der Balkendiagrammansicht für den Projektmanager durch einen etwas dunkleren Hintergrund angezeigt.
• Wählen Sie  Datei    Einstellungen    Spaltenbreite , um die Darstellungsbreite von Textspalten und Balken festzusetzen.
• Wählen Sie  Datei    Einstellungen    Meldungen , um die Benachrichtigung der Projektmitglieder über Zustimmung, Ablehnung oder Änderungen bei Terminen von Gewerken durch den Projektmanager zu aktivieren bzw. zu deaktivieren.