In einen BSCW-Kalender können Sie Termine eintragen, um so zeitlich festgelegte Ereignisse verschiedener Art (private Termine, Gruppentreffen, Synchronkonferenzen) zu organisieren. Zu einem Termin gehört mindestens ein Datum und eine Bezeichnung (Name). Wenn es sich um einen Gruppentermin handelt, kann eine Liste von Teilnehmern angegeben werden, die nach Wunsch automatisch eingeladen werden und deren individueller Status (zugesagt, abgesagt) zusammen mit dem Status des gesamten Termins verwaltet wird. Termine können auch dazu benutzt werden, um synchrone Zusammenarbeit zu organisieren, indem das Aufsetzen einer Computer-Konferenz unter den Teilnehmern zum vorgesehen Termin unterstützt wird. Neben Namen, Datum und eventuellen Teilnehmern können Sie auch noch zusätzliche Informationen über den Termin wie z.B. eine Kategorie, eine Beschreibung und einen Ort hinzufügen.

• Wählen Sie in einem Kalender  Datei    Neu    Termin  im oberen Menü oder klicken Sie auf in der Aktionssymbolleiste oder klicken Sie in der Wochen- und Monatsansicht auf , um einen neuen Termin zu erzeugen.
• In dem Registerkarten-Formular ‚Neuer Termin‘ wählen Sie durch Anklicken der Reiter eine Gruppe von Informationen an, die Sie zu dem Termin angeben können.
• Termin: Hier können Sie neben Namen und Datum bzw. Zeitpunkt und Dauer noch die folgenden Festlegungen zum Termin treffen:
  • Beschreibung: enthält zusätzliche Angaben zum Termin.
  • Kategorie: wählt eine Kategorie für den Termin aus. Sie können Termine unterschiedlicher Kategorie verschiedenfarbig darstellen (siehe 5.7).
  • Status: legt den Status eines Termins fest (unbestimmt, bestätigt, abgesagt). Wenn ein Termin unabhängig von Zu- oder Absagen der Teilnehmer auf jeden Fall stattfindet, wählen Sie hier z.B. ‚bestätigt‘. Der voreingestellte Status ‚automatisch‘ bedeutet, dass der Status zunächst als ‚unbestimmt‘ angezeigt wird und sich dann je nach Zu- oder Absage der Teilnehmer automatisch ändert.
• Teilnehmer für den Termin wählen Sie aus Ihrem Adressbuch aus. Sie können auch Mitgliedergruppen Ihrer Arbeitsbereiche als Teilnehmer eines Termins bestimmen. Wenn Sie nicht alle Mitglieder von Arbeitsbereichen einladen wollen, wählen Sie die betreffende(n) Gruppe(n) aus und klicken Sie auf [ausgewählte Gruppen auflösen]: dann werden die Gruppenmitglieder individuell im Teilnehmer-Feld angezeigt und Sie können einzelne Mitglieder abwählen. Sie können daneben auch die Emailadressen weiterer Personen angeben, die Sie zu dem Termin einladen wollen. Kreuzen Sie an, ob die Teilnehmer per Email zu dem Treffen eingeladen werden sollen. Bei Gruppenkalendern können Sie auch Personen zu einem Termin einladen, die nicht Mitglied des Arbeitsbereichs sind, zu dem der Gruppenkalender gehört. Wenn Sie an dem Termin teilnehmen wollen, vergessen Sie nicht, sich selbst einzuladen: Sie sind nicht automatisch Teilnehmer eines Termins, den Sie erzeugen!
• Details: Hier geben Sie (wenn sinnvoll) den Ort des Termins an. Wenn es sich bei dem Termin um ein virtuelles Treffen handelt, geben Sie das Online-Werkzeug an, das für das Treffen benutzt werden soll (vgl. auch 5.4). Die meisten der zur Zeit von BSCW unterstützten Online-Werkzeuge können kostenlos oder gegen geringe Lizenzgebühren benutzt werden. Laden Sie die Software von folgenden Seiten herunter (z.T. nur zum Testen und Evaluieren lizensiert):
  • Microsoft NetMeeting: http://www.microsoft.com/windows/netmeeting/
  • Intel Internet Video Phone, Proshare Conferencing: http://www.intel.com
  • Netscape Conference, Netscape Cooltalk: www.netscape.com

  Hinweis:

  Für die Benutzung dieser Werkzeuge kann zusätzliche Audio- oder Video-Hardware erforderlich sein. Interoperabilität kann auf bestimmte Hardware-Plattformen beschränkt sein.

  
  

  Wenn Sie ein in BSCW nicht aufgelistetes Online-Werkzeug benutzen, lassen Sie es uns bitte wissen. Wir werden uns bemühen, es so schnell wie möglich in BSCW zu integrieren. Einige von den Herstellern nicht mehr angebotenen Werkzeuge werden von BSCW weiterhin unterstützt.

• Wiederholung: Hier können Sie Ihrem Termin eine Serie von Wiederholungen hinzufügen. Diese bestimmen Sie mit Regeln unterschiedlichen Typs (z.B. wöchentlich, wöchentlich an bestimmten Wochentagen oder monatlich an einem bestimmten Tag), die Sie im Listenfeld ‚Regel hinzufügen‘ auswählen. Durch Klicken auf [Wiederholung] erscheint eine Wiederholungsregel, die Sie nach Ihren Wünschen ausgestalten können. Sie können in derselben Weise weitere Regeln hinzufügen, die weitere Wiederholungen Ihres Termins erzeugen. Ausnahmen, d.h. Tage, an denen eine Wiederholung des Termins nicht stattfinden soll, geben Sie dadurch ein, dass Sie eine Regel auswählen, auf [Ausnahme] klicken und das erzeugte Ausnahmefeld nach Ihren Wünschen genauer spezifizieren.
• Erinnerung: Hier können Sie eine Emailnachricht angeben, die Sie selbst, die Teilnehmer des Termins oder die Mitglieder Ihres Arbeitsbereichs an den Termin erinnern soll. Wählen Sie im Listenfeld ‚Erinnerung hinzufügen‘ die Personen aus, an die die Erinnerungsnachricht geschickt werden soll. Durch Klicken auf [Hinzufügen] erscheint ein Formularfeld, das Sie mit den Einzelheiten darüber, wann die Erinnerung verschickt werden soll, ausfüllen. Der automatisch generierten Erinnerungsnachricht können Sie eine persönliche Nachricht hinzufügen. Durch wiederholtes Klicken auf [Hinzufügen] können Sie mehrere Erinnerungen zu verschiedenen Zeiten an verschiedene Personenkreise verschicken lassen.
• Bestätigen Sie in einer der Registerkarten mit [OK], um den Termin gemäß den bisher von Ihnen vorgenommenen Spezifikationen zu erzeugen.