Einige Rollen in BSCW sind schon vom System vordefiniert wie z.B. Manager, Mitglied oder Anonymes Mitglied. Diese Rollen können Benutzern für alle BSCW-Objekte zugewiesen werden und sind daher überall verwendbar.

Darüber hinaus können Sie neue Rollen definieren, wenn Sie sie für eine bestimmte Anwendung brauchen. Beispiele wären Lehrer, Schüler oder Gast. Dazu gehen Sie wie folgt vor:

• Wählen Sie   Zugang    Neue Rolle  im Aktionsmenü desjenigen Objekts, für das Sie eine neue Rolle definieren wollen. Handelt es sich dabei um einen Ordner, gilt die neue Rolle auch für den Inhalt des Ordners.
• Im Formular ‚Neue Rolle‘ geben Sie den Namen für die neue Rolle ein. Dann können Sie für Ihre neue Rolle eine existierende Rolle als Vorlage wählen und/oder Ihrer neuen Rolle durch Ankreuzen der entsprechenden Auswahlkästchen bestimmte Aktionsgruppen zuordnen.
• Bestätigen Sie mit [OK] oder klicken Sie auf [Rolle ändern ...], um Feineinstellungen an der neu definierten Rolle auf Aktionsebene vorzunehmen (vgl. weiter unten bei ‚Rolle ändern‘).

Selbstdefinierte Rollen sind auf den Geltungsbereich des betreffenden Objekts beschränkt und können nur dort verwendet werden.

Sowohl vordefinierte als auch selbst definierte Rollen werden als normale Rollen bezeichnet, weil sie in ihrem Geltungsbereich ohne Einschränkungen zugewiesen werden können. Daneben gibt es auch noch Spezialrollen, die nur eingeschränkt anderen Benutzern zugewiesen werden können oder sich in spezieller Weise vererben. Nur Systemadministratoren können Spezialrollen neu definieren (oder löschen). Beispiele für Spezialrollen sind Eigentümer und Erzeuger.

Alle Rollen (normale Rollen sowie Spezialrollen) können für beliebige Objekte geändert werden.

• Dazu wählen Sie   Zugang    Rolle ändern  im Aktionsmenü desjenigen Objekts, für das Sie Rollen ändern wollen.
• Wählen Sie die Rolle aus, die Sie ändern möchten, und bestätigen Sie mit [OK]. An dieser Stelle können auch etwaige schon vorgenommene Rollenänderungen mit [Alle Rollenänderungen zurücksetzen] in ihrer Gesamtheit für das Objekt zurückgenommen werden.
• Im nachfolgenden Formular wählen Sie diejenigen Aktionen aus, die für die geänderte Rolle erlaubt sein sollen, und bestätigen mit [OK]. Wenn es sich um eine selbst definierte Rolle handelt, kann sie hier auch mit [Rolle entfernen] gelöscht werden.

Die geänderten Rollendefinitionen gelten für den Geltungsbereich des Objekts, wo sie geändert wurden, aber nicht außerhalb! Das bedeutet, dass es verschiedene Rollen mit demselben Namen in unterschiedlichen Geltungsbereichen geben kann, d.h. Mitglieder in zwei Arbeitsbereichen können durchaus verschiedene Zugriffsrechte haben.