Um Ordner für den Abgleich mit dem lokalen PC vorzubereiten, müssen diese zunächst im Aktenkoffer abgelegt werden. Über die Aktion in Aktenkoffer können beliebige Ordner oder Arbeitsbereiche in den Aktenkoffer gelegt werden. Der Ordner bleibt dabei an seiner ursprünglichen Stelle erhalten.
Hinweis: Die Funktionen des Aktenkoffers sind nur im Benutzerniveau ‚Fortgeschritten' (und ‚Experte') verfügbar. Wählen Sie ggf. ein anderes Benutzerniveau, um diese Aktionen anzeigen zu lassen.

Um einen Ordner aus dem Aktenkoffer zu entfernen, öffnen Sie den Aktenkoffer und wählen den entsprechenden Ordner aus. Über die Aktion entfernen können Sie den Ordner aus dem Aktenkoffer entfernen.

Den Abgleich des Aktenkoffers mit einem PC starten Sie im BSCW, indem Sie den Aktenkoffer öffnen und dort  Abgleichen   ausführen. Alternativ können Sie dazu auch das Symbol   aus den Aktionsschaltflächen verwenden.
Zum Abgleich öffnet sich ein neues Fenster in dem zunächst ein Fortschrittsbalken angezeigt wird (s. Abbildung). Anschließend wird eine Liste der Ordner und Dokumente angezeigt, die übertragen worden sind. Dabei werden die folgenden Symbole verwendet:

•   Information über eine beim Abgleich durchgeführte Aktion
•   Warnung über eine beim Abgleich durchgeführte Aktion
•   Hinweis auf einen Fehler, der beim Abgleich aufgetreten ist.


•   Es wurde ein Dokument vom BSCW Server in den lokalen Aktenkoffer übertragen.
•   Es wurde ein Dokument vom lokalen Aktenkoffer zum BSCW Server übertragen.
•   Es wurde eine Konflikt festgestellt (und eine neue Version im BSCW erzeugt).

Hinweis: je nach Umfang des Aktenkoffers und Anzahl der Änderungen kann der Abgleich einige Minuten in Anspruch nehmen. Bitte warten Sie ab, bis der Fortschrittsbalken 100% erreicht hat und die Liste der Änderungen erscheint. Anschließend können Sie das Fenster über die dafür vorgesehen Schaltfläche schließen.

Sie können den Pfad des lokalen Aktenkoffer Ordners (auf Ihrem PC) im System ändern. Wählen Sie dazu Optionen / Synchronisierung in der oberen Menüleiste und geben Sie den neuen Ort für den lokalen Ordner des Aktenkoffers an. Hinweis: Wenn bereits ein lokaler Aktenkoffer angelegt wurde, so wird dieser beim nächsten Abgleich nicht mehr berücksichtigt und dort evtl. geänderte Dokumente werden nicht zum Server übertragen. Führen Sie daher eine Änderung des Pfades zum Aktenkoffers nur nach einem erfolgreichen Abgleich durch und löschen Sie anschließend ggf. den alten lokalen Aktenkoffer auf dem PC.

Nach einem erfolgreichen Abgleich wird eine Liste der Ordner und Dokumente angezeigt, die übertragen worden sind. Es können sowohl Dokumente vom BSCW Server zum lokalen PC (in den lokalen Aktenkoffer) übertragen werden als auch vom PC zum BSCW Server (in den Aktenkoffer im BSCW). Dabei ist folgendes zu beachten:

• Beim Abgleich werden nur Ordner und Dokumente berücksichtigt. Andere Objekte, die im BSCW System angelegt werden können (wie Notizen, Kalender oder URLs), werden nicht in den lokalen Aktenkoffer übertragen.
• Dokumente (oder Ordner) aus dem BSCW-Aktenkoffer, die noch nicht im lokalen Aktenkoffer vorhanden sind, werden zum lokalen Aktenkoffer (PC) übertragen.
• Dokumente (oder Ordner), die im lokalen Aktenkoffer erzeugt werden, werden beim nächsten Abgleich im entsprechenden Ordner im BSCW-Aktenkoffer abgelegt.
• Es können keine neuen Dokumente (oder Ordner) an oberster Ebene im lokalen Aktenkoffer erstellt werden, sondern nur innerhalb dort bereits vorhandener Ordner.
• Dokumente (oder Ordner) die innerhalb des BSCW Systems gelöscht worden sind, werden beim Abgleich aus dem lokalen Aktenkoffer gelöscht, sofern sie dort nicht geändert worden sind (ebenso bei Umbenennung).
• Dokumente aus dem BSCW-Aktenkoffer, die bereits im lokalen Aktenkoffer vorhanden sind, aber dort nicht geändert worden sind, werden zum lokalen Aktenkoffer übertragen, wenn sie im BSCW in der Zwischenzeit geändert worden sind.
• Dokumente, die im lokalen Aktenkoffer, geändert worden sind, werden beim Abgleich in den entsprechenden Ordner im BSCW-Aktenkoffer übertragen. Dabei wird mit dem dort bereits vorhandenen Dokument wie folgt verfahren:
  • Das Dokument wird ersetzt, wenn es nicht bereits unter Versionskontrolle steht und dort nicht geändert worden ist.
  • Es wird eine neue Version erzeugt, wenn das Dokument bereits unter Versionskontrolle steht.
  • Es wird in jedem Fall eine neue Version erzeugt, wenn das Dokument auch im BSCW geändert worden ist (Konfliktfall!). Dazu wird das Dokument ggf. unter Versionskontrolle gestellt.

Hinweis: Bei der Synchronisierung können Konflikte entstehen, wenn Dokumente nach der Übertragung vom BSCW Server und vor dem nächsten Abgleich mit dem BSCW Server sowohl im lokalen Aktenkoffer als auch im BSCW System geändert werden. Im Konfliktfall wird das lokal geänderte Dokument als neue Version im BSCW System eingestellt und mit einem entsprechenden Versionskommentar versehen. Außerdem wird der Konfliktfall beim Abgleich in der Resultatliste entsprechend angezeigt.
Um den Konflikt aufzulösen, muss vom Anwender entschieden werden, welche Änderung vorrangig ist. Ist die Änderung im BSCW vorrangig, so sollten Sie die letzte Version im BSCW löschen (diese stammt aus dem lokalen Aktenkoffer) und das Dokument aus dem lokalen Aktenkoffer löschen, um einen weiteren Konflikt zu verhindern. Ist hingegen die lokale Änderung vorrangig, so ist keine Aktion im BSCW notwendig (das lokal geänderte Dokument entspricht der aktuellen Version im BSCW). Um Konflikte zu vermeiden empfiehlt es sich (bei einer geplanten Bearbeitung eines Dokumentes im Aktenkoffer), das Dokument vor der Bearbeitung zu sperren.