Neben privaten Ordnern, gemeinsamen Ordnern und öffentlichen Ordnern bietet BSCW jetzt auch Gemeinschaftsordner. Der Zugang zu den Ordnertypen ist folgendermaßen geregelt:

• Ein privater Ordner ist nur sichtbar für einen Benutzer, wenn er oder sie den Ordner erzeugt hat und keine anderen Benutzer in den Ordner eingeladen hat.
• Ein gemeinsamer Ordner ist nur sichtbar für registrierte Benutzer eines BSCW-Servers - nachdem er oder sie sich mit Name und Passwort identifiziert hat - wenn er oder sie entweder den Ordner erzeugt hat oder in den Ordner eingeladen wurde.
• Öffentliche Ordner sind für jeden sichtbar, ohne daß eine Authentifizierung mit Name und Passwort erforderlich ist. Jeder kann auch in einen öffentlichen Ordner hinein gehen und seinen Inhalt lesen.
• Gemeinschaftsordner sind für jeden sichtbar, aber nur registrierte Benutzer eines BSCW-Servers können Mitglied der Gemeinschaft werden. Ob registrierte Benutzer in einen Gemeinschaftsordner hinein gehen können, hängt von der Konfiguration des Ordners ab: Der Erzeuger eines Gemeinschaftsordners kann den Zugang für alle registrierten Benutzer erlauben oder er kann den Zugang erst dann erlauben, nachdem ein Manager/Moderator einem Benutzer den Zugang explizit genehmigt hat.

Gemeinschaften werden mittels  Datei    Neu    Gemeinschaft   erzeugt. Der Benutzer muß dann ein Formular mit dem Namen der Gemeinschaft, einer optionalen Beschreibung und optionalen Schlüsselwörten ausfüllen. Ferner muß festgelegt werden, ob Mitgliedschaft in der Gemeindschaft durch die Manager der Gemeinschaft geregelt wird oder ob Mitgliedschaft in der Gemeinschaft offen zum Beitritt für jeden registrierten Benutzer ist. Danach wird der Erzeuger üblicherweise anfänglichen Inhalt (Dokumente, Notizen usw.) des Gemeinschaftsordners anlegen.

Außerdem kann der Erzeuger explizit andere Benutzer in den Gemeinschaftsordner als Mitglieder einladen und diesen ggf. eine Managerrolle für den Ordner geben. Die Ernennung anderer Mitglieder zu Managern ist insbesondere dann sinnvoll, wenn der Zugang zu der Gemeinschaft erst nach expliziter Genehmigung gestattet ist, so daß sich mehrere Benutzer die Aufgabe der Erteilung von Genehmigungen teilen.

Gemeinschaftsordner ermöglichen so die Selbstorganisation von halboffenen Gemeinschaften mit gleichen Interessen. Jeder registrierte Benutzer eines BSCW-Servers kann den Gemeinschaftsbildungsprozess starten, indem er oder sie einen Gemeinschaftsordner anlegt und in der Regel mit Anfangsinhalten ausstattet. Andere registrierte Benutzer können sich über die Existenz solcher Gemeinschaftsordner informieren und den Moderator der Gemeinschaft bitten, in diese eingeladen zu werden (falls der Zugang entsprechend eingeschränkt ist), oder direkt den Gemeinschaftsordner betreten, sich über seinen Inhalt informieren und ggf. neuen Inhalt erzeugen.

Eine Übersicht über alle Gemeinschaften, die auf einem BSCW-Server existieren, können sich registrierte Benutzer über  Anzeigen    Gemeinschaften   verschaffen. Falls der Zugang nicht beschränkt ist, können die Benutzer mittels  Beitreten   Mitglied der Gemeinschaft werden. Ansonsten kann  Manager mailen   ausgewählt werden. Dies führt zu einem Email-Formular, mit dem man die Mitgliedschaft in der Gemeinschaft beantragen kann.