Alle derzeitigen Mitglieder eines Arbeitsbereichs bilden eine 'Mitglieder von <Arbeitsbereich>' genannte BSCW-Gruppe. Jede BSCW-Gruppe hat einen ihr zugeordneten Arbeitsbereich.

BSCW-Gruppen sind ein nützliches Werkzeug, um die Mitgliedschaft in Arbeitsbereichen oder gemeinsamen Mailinglisten und die Zugriffsrechte zu verwalten. Insbesondere können Sie eine BSCW-Gruppe dazu benutzen, die Zuordnung von Personen zu Aufgaben an einem einzigen Platz zu speichern und zu bearbeiten. Gleichzeitig können Sie diese Informationen an vielen Orten nutzen (z.B. zur Zuweisung von Zugriffsrechten), wobei die Daten basierend auf der Änderung von Mitgliedschaften automatisch aktualisiert werden.

• Erstellen Sie Arbeitsbereiche für kleine Personengruppen, die durch ihre Funktion oder die Aufgabe, an der sie arbeiten, zu Ihrem Anwendungsgebiet passen.
• Klicken Sie auf der Mitglieder-Seite eines Arbeitsbereichs in der Menüleiste für Mehrfachselektionen auf  | ins Adressbuch |   , um alle Mitglieder des Arbeitsbereichs als Gruppe ins Adressbuch aufzunehmen.

Als erfahrener Nutzer können Sie diese Art der Strukturierung noch weiter an Ihre Bedürfnisse anpassen:

• Markieren Sie Personen-Einträge.
• Wählen Sie  | Gruppe erzeugen |   in der Menüleiste für Mehrfachselektionen, um das Formular 'Gruppe erzeugen' anzuzeigen, mit dessen Hilfe Sie den neuen Arbeitsbereich erstellen. Die markierten Einträge "verschwinden" aus der Liste, aus der Sie ausgewählt wurden, und werden durch den neuen Eintrag 'Mitglieder von <Arbeitsbereich> ersetzt.
• Klicken Sie auf den neuen Eintrag, um die Mitglieder-Seite des neuen Arbeitsbereichs anzuzeigen. Dort finden Sie nun die einzelnen Einträge der Mitglieder der neuen BSCW-Gruppe.

Hinweis:

Wenn Sie für diese neue BSCW-Gruppe vorläufige, d.h. eingeladene, noch nicht registrierte Mitglieder auf dem BSCW Server (siehe 4.5.1) ausgewählt haben, werden diese vom BSCW automatisch erneut eingeladen.

Dieser Arbeitsbereich wird nun an der ersten Stelle im   Ordner aller seiner Mitglieder angezeigt.

Durch das Erstellen dieser BSCW-Gruppe und des neuen Arbeitsbereichs wird der ursprüngliche Arbeitsbereich für diese Mitglieder nicht länger an der gewohnten Stelle angezeigt. Er ist nun in den neu erstellten Arbeitsbereich eingebettet, der sich im   Ordner dieser Mitglieder befindet.

Da sie die Ordnerstruktur anderer Personen geändert haben, sollten Sie diese darüber in Kenntnis setzen, damit Sie den neuen Arbeitsbereich an eine sinnvolle Stelle verschieben und nicht einfach wieder löschen.

Achtung:

Möglicherweise haben Sie diese BSCW-Gruppe erzeugt, um sie für Ihre private Adressverwaltung, z.B. als Email-Verteiler zu benutzen. In diesem Fall sollten Sie als Eigentümer die Zugriffsrechte so setzen, dass andere Mitglieder die Liste nicht modifizieren können. Andernfalls könnte ein Mitglied (ohne böse Absicht) Ihre private Adressenliste verändern, da es sich scheinbar um eine öffentliche Adressenliste handelt.